Office Manager
Bureau Veritas Group
The City of Prague, Czech Republic
před 2 dny

Location :

Prague, The City of Prague, CZ

Type of contract : Permanent

Posting date : 11-Aug-2022

Job offer reference : 139721

Všeobecně

  • Respektovat všechny relevantní interní směrnice, postupy a metody
  • Zajistit jasnou komunikaci všech interních a externích stran
  • Vedení svěřených agend
  • Zpracování všech nutných administrativních podkladů v rámci kompetence
  • Účast na externích a interních setkáních v rámci kompetencí
  • Odpovědnost za přijímání a implementaci efektivních nápravných opatření
  • Specifické odpovědnosti

  • Zadávání objednávek, kontrola a evidence faktur v interním systému Flex+Basware, alokace nákladů OFFICE a telekomunikačních faktur
  • Obsluha ústřední telefonní linky, p říjem příchozích hovorů, přesměrování na kompetentní oddělení, kontrola e-mailů a předávání zpráv
  • Poskytování podkladů při tvorbě ročního plánu rozpočtu
  • Sledování operativních nákladů včetně nákupů za hotové (účtenka, bez faktury)
  • Nastavení a vedení systému zásobování společnosti; v případě potřeby změna v systému
  • Vedení agendy firemních vozů
  • Spolupráce s odděleními financí, IT, HR, marketing a s administrativním týmem skupiny
  • Poskytování logistické podpory vedení společnosti letenky, hotely, transfery
  • Organizace interních jednání, školení a návštěv, evidence a koordinace zasedacích místností
  • Zabezpečení chodu kanceláří zásobování, jednání s dodavateli, zajištění oprav, úklidu, jednání s majitelem budovy, péče o skladové prostory, evidence klíčů a vstupních čipů
  • Administrativní podpora generálního ředitele a HR oddělení
  • Registrace, nákup a přidělování hmotného majetku nábytek, mobilní telefony, atd., spolupráce s finančním oddělením při interních inventurách
  • Zajišťování občerstvení na porady vedení a na školení a kurzy pořádané v prostorách BV
  • Správa datových schránek, distribuce zpráv, odesílání zpráv dle pokynů
  • Příjem a evidence došlé pošty
  • Zajišťování aktuálních výpisů z rejstříků, potvrzení bezdlužnosti, archivace.
  • BOZP zodpovědnost za lékárničku, doplňování a výměna léků a materiálu
  • Znalosti a dovednosti

  • Ukončené středoškolské vzdělání
  • Minimálně 2 roky zkušeností v oblasti administrativy
  • Znalost angličtiny ústně a písemně na komunikativní úrovni
  • PC pokročilá znalost (MS Office 365)
  • Organizační a komunikační dovednosti
  • Smysl pro systém a praktické jednání
  • Aktivní řidičský průkaz B
  • stravenky
  • příspěvek od zaměstnavatele na penzijní připojištění
  • 5 týdnů dovolené
  • 3 sick days na kalendářní rok
  • podpora při profesním vzdělávání (výuka AJ, školení)
  • Cafeteria
  • MultiSport karta příspěvek 200Kč
  • Možnost home office dle dohody s nadřízeným
  • READY TO LEAVE YOUR MARK IN A SMARTER SOCIETY?

    Nahlásit tuto nabídku
    checkmark

    Thank you for reporting this job!

    Your feedback will help us improve the quality of our services.

    Požádat
    Můj e-mail
    Kliknutím na "Pokračovat", souhlasíte s tím, že neuvoo sbírá a zpracovává vaše osobní údaje, které jste poskytli v tomto formuláři, aby vytvořili neuvoo účet a přihlásili vás k odběru emailových upozornění v souladu s naší Ochranou Osobních Údajů . Váš souhlas můžete vzít kdekoliv zpět, následováním těchto kroků .
    Pokračovat
    Žádost